Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Uludağ Case | Eyyüp Uludağ olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca yürüttüğümüz uyumluluk çalışmaları ile verisi işlenen tüm ilgili kişileri belirlenebilir kılan her türlü veriyi sitemizde belirtilen politikalarla; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek; belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmekte olduğunu tarafınıza bildiririz.

Aşağıda yer alan  şirketimizin politikalarını, müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz,tedarikçilerimiz ve diğer ilgili kişilere ilişkin aydınlatma metinlerini okuyabilirsiniz. Verilerinizle ilgili soru ve taleplerinizi ilgili kişi sıfatıyla tarafımıza iletebilmeniz adına bizlere info@uludagcase.com mail adresimizden ulaşabilirsiniz..

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. BÖLÜM

POLİTİKANIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 2010 yılında kişisel verilerin korunmasının Anayasal bir hak olmasının ardından 2016 yılında yürürlüğe girmiş; kişisel verilerin işlenmesi aşamasında özel hayatın gizliliği ilkesini muhafaza etmek ve temel hak ve özgürlüklerin zarar görmemesi adına geliştirilmiş bu konu hakkında usul ve esasları gösteren hukuki bir koruma aygıtıdır.

6698 Sayılı Kanunun (“KVKK” ya da “Kanun”) 16 ncı maddesi gereğince Veri Sorumluları Siciline kayıt olmakla yükümlü olan veri sorumlularının, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikası hazırlama yükümlülüğü vardır. 

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi politikası Uludağ Case | Eyyüp Uludağ (“Şirket”) veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin, 6698 sayılı Kanun ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin Şirket tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

TANIMLAR

Sicil, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilidir. Açık Rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay beyanıdır.

Veri kayıt sistemi, kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir. Kişisel Verileri Koruma Kanunun ve Yönetmeliğin Tanımladığı Özneler Veri Sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

İlgili Kullanıcı, verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

Alıcı Grubu, veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.

İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Envanter, veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterdir.

Envanter hazırlama yükümlülüğü getirilmesinin nedeni; veri sorumlularının faaliyetlerine bağlı tüm süreçlerinde Kanuna uyumunun sağlanması, başka bir ifadeyle Kanuna aykırı bir kişisel veri işleme durumu olup olmadığının kolayca tespitinin sağlanmasıdır. Böylelikle kişisel veri işleme faaliyetlerinin Kanuna uyumu ile ilgili veri sorumlusu bir tür kendi kendini denetleme işlemi gerçekleştirebilecektir.

Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğe göre Veri Sorumlusu Şirket olarak envanterde asgari olarak; 

-Veri kategorisi,

-Kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi,

-Aktarılan alıcı / alıcı grupları,

-Veri konusu kişi grupları,

-Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi,

-Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,

-Veri güvenliğine ilişkin alınan teknik ve idari tedbirler yer almaktadır.

2. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Kişisel verilerin işlenmesi, Kanunun 3 üncü maddesinde tanımlanmıştır. Buna göre; Veri Sorumlusu Şirket olarak kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, kişisel verilerin işlenmesi olarak kabul etmekteyiz.

Kişisel verilerin işlenme şartları ise Kanunun 5 inci maddesinde sayılmıştır. Buna göre hareket edip aşağıdaki hallerden en az birinin bulunması durumunda kişisel verileri kanunen işlemekteyiz.

• İlgili kişinin açık rızasının varlığı,

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olmasıdır.

Kişisel verilerin işlenme şartları, yani hukuka uygunluk halleri, Kanunda sayma yoluyla belirlenmiş olup, bu şartlar genişletilemeyecektir. Veri Sorumlusu sıfatıyla Şirket olarak, yukarıda sayılmış şartları sağlayarak veri işlemekteyiz.

I.AÇIK RIZA

Veri Sorumlusu olarak Şirket veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilmesinde öncelikle diğer veri işleme şartlarından birine dayanılıp dayanılamayacağını değerlendirip, bunlardan hiçbirisi yoksa ilgili kişinin açık rızasının alınması yoluna başvurmaktayız.

II. KANUNLARDA AÇIKCA ÖNGÖRÜLMESİ

Veri işleme şartlarından birisi de kanunlarda açıkça öngörülmesidir. Kanunlarda kişisel verilerin işlenebileceğine ilişkin bir hüküm veri işleme şartını oluşturacaktır. Örneğin, kolluk tarafından bir suç soruşturması sebebiyle, 2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanununun (PVSK) 5. maddesi uyarınca şüphelilerin parmak izlerinin alınması; 5352 sayılı Adli Sicil Kanunu uyarınca Adalet Bakanlığının kişilerin ceza mahkûmiyetlerine ilişkin verilerinin işlenmesi bu kapsamdadır.

III. FİİLİ İMKÂNSIZLIK HALİ

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.

IV. SÖZLEŞMENİN KURULMASI VE İFASI İÇİN GEREKLİ OLMASI

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda ilgili kişilerin bu amaçla sınırlı olmak üzere kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.

V. VERİ SORUMLUSUNUN HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜ YERİNE GETİREBİLMESİ İÇİN ZORUNLU OLMASI

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir. Veri Sorumlusu Şirket olarak çalışanlara maaş ödeyebilmek için, çalışanın banka hesap numarası, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eşinin çalışıp çalışmadığı, sosyal sigorta numarası gibi verilerin elde edilmesi ve işlenmesi bu duruma örnek verilebilir. İşveren sıfatıyla vergi denetimi sırasında çalışanlarımıza ait bilgileri ilgili kamu görevlilerinin incelemesine sunmamız da bu kapsamda değerlendirilebilir. 

VI. KİŞİSEL VERİLERİN İLGİLİ KİŞİ TARAFINDAN ALENİLEŞTİRİLMİŞ OLMASI

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamu oyuna açıklanmış olan kişisel verileri işlenebilecektir. Bu duruma örnek olarak ise bir kişinin belirli hallerde kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini kamuya açık şekilde ilan etmesi verilebilir. Kurumsal internet sitelerinde, çalışanların işyeri telefon numaraları ve kurumsal elektronik posta adreslerinin üçüncü kişilerin erişimine açık şekilde paylaşılması halinde de alenileştirmeden söz edilebilir. Ancak, kişisel verinin aleni kabul edilebilmesi için ait olduğu kişinin aleni olmasını istemesi gerekir. Başka bir ifade ile, alenileştirmenin gerçekleştirilebilmesi için alenileştirme iradesinin varlığı gerekir.

Bu sebepler prensip olarak bir kişinin kişisel verisinin herkesin görebileceği bir yerde olmasını alenileştirmek olarak algılamayıp, kişinin paylaştığı verisini sadece o amaçla alenileştirdiğini kabul etmektedir.

VII. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN BİR HAKKIN TESİSİ VEYA KULLANILMASI İÇİN ZORUNLU OLMASI

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Ayrıca, Veri Sorumlusu Şirket olarak kurduğumuz sözleşmeler sona erdikten sonra, olası yasal takiplere karşı zamanaşımı süresinin sonuna kadar fatura, sözleşme, kefaletname gibi belgelerin bu amaçlar için saklanması bu kapsamda değerlendirilecektir.

VIII. VERİ İŞLEMENİN İLGİLİ KİŞİNİN TEMEL HAK VE ÖZGÜRLÜKLERİNE ZARAR VERMEMEK KAYDIYLA VERİ SORUMLUSUNUN VERİ SORUMLUSUNUN MEŞRU MENFAATLERİ İÇİN ZORUNLU OLMASI

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda, kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Bazı durumlarda veri sorumlusunun meşru menfaati bakımından veri işleme söz konusu olabilmektedir. Örneğin çalışanlarımızın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları veyahut sosyal haklarının düzenlenmesinde ya da işletmenin yeniden yapılandırılması sürecinde görev ve rol dağılımında esas alınmak üzere çalışanlarımızın kişisel verilerinin işlenmesi veri sorumlusunun meşru menfaati kapsamında değerlendirmekteyiz.